1. Betreiber und Geltungsbereich

Betreiber des Portals ist die mfa Immobilien-Services GbR, Maylin & Alexander Fröhlich, Grenzweg 3, 46419 Isselburg, nachfolgend „MFA“ genannt.

Die Bedingungen gelten für Eigentümerinnen und Eigentümer, Mitglieder von Wohnungseigentümergemeinschaften, Mieterinnen und Mieter sowie bevollmächtigte oder anderweitig autorisierte Personen mit einem Gastzugang.

2. Zweck und Umfang des Portals

Das Portal dient der digitalen Bereitstellung und dem Austausch objekt-, verwaltungs-, eigentümer-, gemeinschafts- und mietbezogener Informationen und Dokumente. Art und Umfang der sichtbaren Inhalte richten sich nach der jeweiligen Benutzerrolle, der zugeordneten Immobilie oder Einheit und den eingerichteten Zugriffsrechten.

Ein Anspruch auf bestimmte Funktionen oder eine jederzeit unveränderte Gestaltung des Portals besteht nur, soweit dies ausdrücklich vertraglich vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

3. Persönlicher Zugang und Zugriffsrechte

Jedes Benutzerkonto ist persönlich. Zugangsdaten dürfen nicht an andere Personen weitergegeben oder gemeinsam genutzt werden. Benötigt eine weitere Person Zugriff, ist hierfür ein eigener, entsprechend begrenzter Gastzugang einzurichten.

Eigentümerinnen und Eigentümer erhalten nur Zugriff auf die ihnen zugeordneten Objekte, Einheiten, Gemeinschaften und Dokumente. Mieterinnen und Mieter erhalten nur Zugriff auf die ihnen zugeordnete Mieteinheit und die für ihr Mietverhältnis freigegebenen Inhalte.

Gastzugänge sind persönlich, nicht übertragbar und auf den freigegebenen Zweck, Datenbestand und Zeitraum beschränkt. Sie begründen keine eigenen Rechte an den bereitgestellten Unterlagen und keine weitergehenden vertraglichen Ansprüche gegen MFA.

4. Verantwortung bei der Freigabe von Gastzugängen

Die freigebende oder bevollmächtigende Person entscheidet, welcher dritten Person vertrauliche Inhalte zugänglich gemacht werden. Sie muss prüfen, ob die ausgewählte Person für den vorgesehenen Zweck geeignet und vertrauenswürdig ist und ob eine ausreichende Berechtigung zur Freigabe besteht.

MFA kann Zugriffe technisch beschränken, protokollieren und sperren. MFA kann jedoch nicht vollständig verhindern, dass eine berechtigte Person angezeigte Inhalte fotografiert, ausdruckt, herunterlädt oder außerhalb des Portals verarbeitet.

5. Vertraulichkeit und Verschwiegenheit

Sämtliche nicht öffentlich zugänglichen Informationen und Dokumente sind vertraulich zu behandeln und dürfen ausschließlich für den Zweck verwendet werden, für den der Zugriff eingerichtet wurde.

Insbesondere untersagt sind die Weitergabe an unbefugte Dritte, die Veröffentlichung, die kommerzielle oder zweckfremde Verwertung, die Einstellung in soziale Netzwerke oder öffentlich zugängliche Cloudspeicher sowie das Hochladen personenbezogener oder vertraulicher Inhalte in externe Analyse-, Übersetzungs- oder KI-Dienste, sofern hierfür keine ausdrückliche Berechtigung besteht.

Die Verschwiegenheitsverpflichtung gilt auch nach Ablauf oder Beendigung eines Gastzugangs fort.

6. Rechte an Unterlagen und Arbeitsergebnissen

Durch die Bereitstellung im Portal werden keine Eigentums-, Urheber-, Nutzungs- oder sonstigen Verwertungsrechte übertragen. Rechte an Originalunterlagen verbleiben bei der jeweils berechtigten Person, der Wohnungseigentümergemeinschaft oder dem sonstigen Rechteinhaber.

Von MFA erstellte Berichte, Auswertungen, Vorlagen, Konzepte, Planungen, Texte und sonstige Arbeitsergebnisse dürfen nur für den vorgesehenen Verwaltungs-, Beratungs- oder Informationszweck verwendet werden, soweit keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde.

7. Sicherheitspflichten der Nutzenden

Nutzende müssen ein ausreichend sicheres Passwort verwenden, Zugangsdaten vor unbefugtem Zugriff schützen, sich auf gemeinsam genutzten Geräten vollständig abmelden und MFA unverzüglich über einen vermuteten oder tatsächlichen Missbrauch informieren.

Werden versehentlich fremde Inhalte sichtbar, dürfen diese nicht gespeichert, kopiert, weitergegeben oder anderweitig genutzt werden. MFA ist unverzüglich zu informieren.

8. Unzulässige Nutzung

Untersagt sind insbesondere die Umgehung von Zugriffsbeschränkungen, der Zugriff auf nicht freigegebene Inhalte, die Manipulation von Daten, das Einschleusen von Schadsoftware, automatisierte Abfragen ohne Freigabe sowie Sicherheits- oder Belastungstests ohne vorherige schriftliche Zustimmung von MFA.

9. Dokumente, Downloads und Mitteilungen

Dokumente dürfen nur heruntergeladen, ausgedruckt und gespeichert werden, soweit dies für den autorisierten Zweck erforderlich ist. Gesetzliche und vertragliche Form- und Zugangserfordernisse bleiben unberührt.

Nutzende sind verpflichtet, ihre Kontaktdaten aktuell zu halten und erkennbare Fehler, unvollständige Dokumente oder offensichtlich fehlerhafte Zuordnungen unverzüglich mitzuteilen.

10. Verfügbarkeit und technische Einschränkungen

MFA bemüht sich um eine sichere und zuverlässige Bereitstellung. Eine jederzeit vollständig unterbrechungsfreie oder fehlerfreie Verfügbarkeit kann insbesondere bei Wartungsarbeiten, Sicherheitsmaßnahmen, Störungen des Hosting- oder Telekommunikationsanbieters, technischen Fehlern oder höherer Gewalt nicht gewährleistet werden.

11. Sperrung und Beendigung

MFA kann Zugänge vorübergehend oder dauerhaft sperren, wenn die Berechtigung entfällt, ein Miet-, Verwaltungs-, Eigentums- oder Vollmachtsverhältnis endet, Sicherheitsbedenken bestehen, ein Missbrauch vermutet wird oder gegen diese Bedingungen verstoßen wurde.

Eine sofortige Sperrung ist zulässig, wenn dies zum Schutz personenbezogener oder vertraulicher Daten erforderlich ist.

12. Haftung

MFA haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach zwingenden gesetzlichen Haftungsvorschriften und soweit ausdrücklich eine Garantie übernommen wurde.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen.

MFA haftet nicht für eine unzulässige Nutzung oder Weitergabe durch eine berechtigt ausgewählte Person, soweit MFA hierfür nicht nach den gesetzlichen Vorschriften selbst verantwortlich ist. Dies gilt insbesondere bei der Weitergabe oder unzureichenden Sicherung von Zugangsdaten, der unzulässigen Verarbeitung heruntergeladener Unterlagen außerhalb des Portals oder der Auswahl einer ungeeigneten Gastperson.

13. Änderungen der Bedingungen

Erforderliche Änderungen werden im Portal bereitgestellt. Bei wesentlichen inhaltlichen Änderungen kann vor der weiteren Nutzung eine erneute Bestätigung verlangt werden. Die angezeigte Fassung und die Bestätigung werden technisch nachvollziehbar dokumentiert.

14. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Zwingende Verbraucherschutzvorschriften und gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt. Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen berührt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen nicht.